FSM 7: Spis a nahlížení do něj

V tomto dílu FSM předpokládáme, že čelíte nějakému obvinění v trestně-správní věci, tedy například jste obviněným z dopravního přestupku nebo jiného správního deliktu fyzické osoby.

Možná jste obdrželi příkaz a zvažujete, zda podat odpor (o příkazu a odporu je pojednáno ve FSM 5). Nebo jste předvoláni k ústnímu jednání a hodláte se připravit, tedy například konzultovat věc s někým zkušenějším, s profesionálem nebo se hodláte připravit sám. Každopádně v této chvíli potřebujete vědět, co asi na vás úředníci mají a to se dozvíte ze spisu.

Existuje jeden veledůležitý odstavec správního řádu, a to sice § 17. Ten říká, že:

– v každé věci se zakládá spis
– tento spis musí být označen spisovou značkou
– součástí spisu jsou: Podání, protokoly, záznamy, rozhodnutí a další písemnosti, které se vztahují k dané věci a další
– přílohou spisu jsou: Důkazní prostředky, obrazové a zvukové záznamy na elektronických médiích a další
– spis musí obsahovat soupis všech svých součástí  včetně příloh s určením data, kdy byly do spisu vloženy

Tzn. všechno, co je relevantní pro řízení v naší věci, je na jednom místě a to sice ve spisu. Tento spis obsahuje soupis všech svých součástí, dále jen „obsah spisu“, na kterém je uvedeno, kdy byla ta která součást do spisu vložena. V případě přestupku týkajícího se například překročení rychlosti tam nepochybně bude oznámení přestupku vypracované Policií ČR, úřední záznam a nějaké médium obsahující fotky z radaru. To znamená, že tyto položky budou také uvedeny na obsahu spisu, a to spolu s datem, kdy byly do spisu vřazeny.

Interní směrnice úřadu dál mohou například stanovit, že písemnosti ve spisu musí správní orgán řadit chronologicky vzestupně podle data jednotlivých podání a listy musejí být číslované. Zákon toto neuvádí, nicméně k zajištění integrity spisu a požadavků § 17 je to zapotřebí.

Dál vás bude zajímat také § 38. Ten říká následující:

– účastníci a jejich zástupci a podpůrci  mají právo nahlížet do spisu
– s právem nahlížet do spisu je spojeno právo činit si výpisy a právo na to, aby správní orgán pořídil kopie spisu nebo jeho části.

Povšimněte si, že právo nahlížet do spisu a činit si kopie se týká celého spisu (jedinou výjimku z toho tvoří části obsahující utajované informace nebo skutečnosti, na které se vztahuje zákonná povinnost mlčenlivosti, což u dopravních věcí není relevantní).

Protože spis nesmí opustit úřad, kopii spisu pořizuje správní orgán za poplatek. Zákon nestanovuje formu, jakou si smíte pořizovat výpisy, v dnešní době proto přichází v úvahu například vyfotografování mobilním telefonem nebo fotoaparátem. Jsou-li přílohou elektronická média, správní orgán provede jejich kopii.
 

Nahlédnutí do spisu prakticky

Nejprve začneme od nejsnazšího případu, tzn. jdete osobně nahlédnout do spisu ve věci vedené proti vám a jdete ke konkrétnímu úředníkovi, který projednává vaši věc a je na listinách, které jste dosud od úřadu obdrželi uveden jako oprávněná úřední osoba. Předem si zaznamenejte spisovou značku (je na těch jejich dokumentech uvedena jako sp. zn.) anebo pokud tam není, číslo jednací.

Dále se musíte rozhodnout, zda se předem ohlásíte nebo zda budete realizovat scénář „přepadovka“ (viz dále). Pro začátek budeme předpokládat, že se hodláte ohlásit a domluvit se s úředníkem, kdy by se mu to hodilo. Kontaktujte proto úředníka a domluvte se s ním na datu a hodině, kdy předloží spis pro vaše nahlédnutí. V dohodnuté době se dostavte na úřad. Úředník bude požadovat doklad totožnosti a pak předloží spis. Dále naložte se spisem, jak uznáte za vhodné. Můžete například vyfotografovat list po listu digitálním fotoaparátem, nebo požádat úředníka, aby vám udělal kopii celého spisu nebo jeho části. Pokud budou součástí spisu nějaké datové nosiče, sdělte úředníkovi, že požadujete i jejich kopii. Pravděpodobně se rozproudí debata na téma zamčených USB portů či absence vypalovaček, ale to vás nemusí zajímat, protože když se správní orgán jednou rozhodl taková média používat, přirozeně měl pomyslet i na realizaci práv účastníků řízení podle § 38. Na tom, že chcete kopii ihned obdržet, proto setrvejte.

Poté, co proběhne seznámení se spisem, včetně pořízení výpisů, ofotografování nebo pořízení kopií, sepíše úředník záznam o nahlédnutí do spisu.

Ve skutečnosti, předchozí domluva na termínu seznámení se spisem není nezbytná a právo nahlížet do spisu vzniká i bez nutnosti předchozí domluvy. Stejně tak není toto právo vázáno na úřední hodiny pro veřejnost ani na přítomnost příslušného úředníka. Správní řád v tom udělal jasno v § 4 odst. 1 a 4:

(1) Veřejná správa je službou veřejnosti. Každý, kdo plní úkoly vyplývající z působnosti správního orgánu, má povinnost se k dotčeným osobám chovat zdvořile a podle možností jim vycházet vstříc.
(4) Správní orgán umožní dotčeným osobám uplatňovat jejich práva a oprávněné zájmy.

Poměrně častou obavou čtenářů D-F je, že je při nahlédnutí do spisu bude správní orgán nějakým způsobem konfrontovat, zhruba podle hesla „když už vás tady mám“, což se pochopitelně čtenářům nelíbí, protože v okamžiku nahlédnutí do spisu nemusejí být ještě připraveni na jednání apod. Taková obava je neopodstatněná. Na všechny podstatné úkony ve správním řízení se předvolává. Kdyby přesto úředník náhlou radostí, že vás vidí poté, co se mu půl roku omlouváte, chtěl něco mermomocí řešit, sdělte mu, že z toho nic nebude a pokud požaduje nějaká vysvětlení nebo chce vést nějaké jednání, nechť vás řádně s nejméně pětidenním předstihem předvolá.
 

„Nahlédnutí“ do spisu na dálku

Jak jsme pojednali v odstavci o místní příšlušnosti, přestupek se projednává u úřadu obce s rozšířenou působností, v jejímž správním obvodu se stal. Pokud jste tedy spáchal přestupek v Karviné, projednává se v Karviné a nikoho nezajímá, že jste ze Sušice. Cestovat přes celou republiku jen kvůli nahlédnutí do spisu je neúčelné a proto je třeba vymyslet něco jiného.

První a právně jednodušší varianta je, že prostě najdete někoho, kdo vám může kopii spisu dojít na patřičný úřad pořídit, tzn. má to blízko, má tam cestu a ví, jak se to dělá. V takovém případě je třeba jej zplnomocnit podle § 33 spr.ř. k jednomu jedinému úkonu, a to sice k náhlednutí do spisu. Dál platí to samé, jak popsáno výše, jen na místě vašem bude stát zmocněnec.

Druhý způsob je sice složitější z právního hlediska, ale zase zaměstná úředníky a především nepotřebujete zmocněnce. O kopii celého spisu nebo jeho částí totiž můžete zažádat na základě zákona O svobodném přístupu k informacím (č. 106/1999 Sb.) Tento způsob získání správního spisu byl po nějakou dobu předmětem sporů mezi občany a úředníky, protože úředníkům se nelíbilo, že účastníci řízení používají zákon stvořený apriori k jiným účelům pro získávání kopie spisu, když mají k dispozici jiný zákonný instrument, a to je právě nahlížení do spisu podle § 38 správního řádu. Spíše si myslím, že jim ani nevadil tento drobný právní nesoulad, ale to, že takovou žádost museli také podle zákona řešit, což představuje administrativní zátěž a práci, během které nemohou kasírovat řidiče.

Nicméně postupně došlo k ustálení judikatury a po vydání metodického postupu ministerstvem vnitra by se již nemělo stávat, že by správní orgán na takovou žádost nereflektoval. Důvodem k odepření poskytnutí takové informace není ani neveřejnost řízení. Je třeba mít na paměti, že na vyřízení takové žádosti má správní orgán až 25 dnů, takže je třeba o kopii spisu požádat včas. Kopii spisu takto lze během řízení požadovat i opakovaně a od různých správních orgánů, například od správního orgánu prvého a následně druhého stupně.
 

Nahlédnutí do spisu jako prostředek obrany

Nahlédnutí do spisu je každopádně signálem správnímu orgánu, že se o vaši věc zajímáte a přikročíte k obraně. Je také jasným signálem, že v řízení nejste nečinný.

Jakkoli to na první pokus nezní moc pravděpodobně, i formální akt jako nahlédnutí do spisu může v dalším řízení přinést řidiči v obraně několik malých výhod. Může se totiž stát – u některých správních orgánů s pravděpodobností hraničicí s jistotou, že vám při nahlédnutí do spisu bude předložen neúplný spis, v podstatě jen hromádka chaotických papírů. Pravděpodobnost takového scénáře se zvyšuje, pokud se dostavíte seznámit se spisem bez předchozího ohlášení. Příčinou tohoto stavu je, že úředníci některých správních orgánů jsou svými nadřízenými nuceni vybírat co nejvíce peněz, což dopadá na celé vedení řízení spis nevyjímaje.

Pokud tedy narazíte na nesoulad obsahu spisu s jeho obsahem (§ 17 – „spis musí obsahovat soupis všech svých součástí  včetně příloh s určením data, kdy byly do spisu vloženy“), tedy například na situaci, kdy ve spisu jsou vloženy nějaké listiny, ale nejsou uvedeny v obsahu spisu, nebo naopak, nebo obsah spisu zcela chybí, je třeba na to úředníka okamžitě upozornit. Při podepisování záznamu o nahlédnutí do spisu na tento dokument uveďte, co všechno spis postrádal. Úředníkovi se to nebude líbit, ale to je asi všechno, co s tím může udělat. Získaný poznatek dále nezapomeňte uplatnit v ústním jednání nebo v odvolání zhruba v tom smyslu, že řízení je od počátku zatíženou vadou, protože není řádně veden spis.

 
 


24.01.2016 D-FENS
 

D-FENS

Trust in God, but keep your powder dry.